Autor: Alberto Nelson Vargas Callejas Presidente ABPMP Bolivia

En mi experiencia como Especialista de Procesos BPM, siempre he recibido la siguiente consulta:¿Licenciado pero qué es mejor tener, una ERP? o un BPM?; la respuesta a esta pregunta podría ser sencilla pero merece una explicación; sin pecar de tonto les respondía con la siguiente pregunta: ¿sabes lo que es BPM?, porqué lo hacía?, porque el BPM tal como lo describí en un artículo escrito para la @ABPMPBOLIVIA es: Un enfoque disciplinado para identificar, diseñar, ejecutar, documentar, medir, monitorear y controlar procesos de negocios automatizados y no automatizados con el fin de lograr resultados consistentes y específicos alineados con los objetivos estratégicos de una organización” (BPM CBOK 4.0); a que venía mi pregunta? venía, por una parte, a que si me preguntas a nivel de sistemas, no es lo mismo hablar de BPM que de BPMS (Business Process Management System) por sus siglas en inglés y que traducido al español es: Sistema de Gestión de Procesos de Negocio; entonces la comparación sería la siguiente: BPM es la metodología y BPMS es la herramienta para gestionar los procesos, pues Business Process Management Systemes un tipo de solución que automatiza el flujo de información y las acciones de un proceso.

Pero a todo esto qué es un ERP?, es un sistema de software que consiste en la integración de un conjunto de programas para recopilar datos y gestionarlos. Ahora entiendes la diferencia?, por eso vi en varios artículos en el Internet que se compara al ERP con el BPM, error fatal porque la comparación en sí es entre el ERP y el BPMS. Por eso, ya que te sientes atrapado por este descubrimiento, entonces continuemos con la comparación entre un ERP y un BPMS te parece?, veamos las siguientes comparaciones:

• El ERP es más bien una herramienta de almacenamiento de datos de diversas áreas en un solo sitio, mientras que el BPM es una solución integral de gestión de procesos y automatización que a nivel tecnológico se implementa con un Business Process Management System o BPMS.
• Mientras que el ERP es integración de la información, las soluciones tecnológicas de BPM o BPMS se centran en la coordinación del trabajo de personas, abarcando diversas funcionalidades que constituyen una capa analítica o inteligente para el ERP.
• El ERP tiene compartida su actividad en determinados departamentos, mientras que el BPM permite construir procesos interdepartamentales.

Interesante verdad?, ahora sí te puedo responder a la pregunta inicial; te digo, es mejor tener un BPMS, porque el BPMS incluye integración de procesos y servicios, registro de información, diseño y simulación, creación de reglas, repositorio de datos (como el ERP) y seguimiento de datos y tal vez lo más importante, sabe cómo se hacen las tareas y ello permite monitorearlas, corregirlas y mejorarlas. Otro aspecto importante y que debe ser tomado en cuenta por todos los profesionales y empresarios es que un ERP se centra en las funciones mientras que el BPMS se centra en los procesos de la organización; esta comparación es cualitativa y tiene que ver con la integración de la estrategia del negocio hacia la satisfacción del cliente y no así a la satisfacción de los gerentes o áreas organizacionales, quiebra o rompe los silos en la organización (La analogía es que cuando se les concibe como silos a las áreas o unidades de negocio, es debido a que hay un mínimo contacto y entendimiento de lo que está pasando fuera de ellas), el BPMS rompe la visión verticalista de la organización que se basa solamente en la gestión de datos cuando se aplica desde un ERP.

El ERP lo único que hace es que la empresa tenga un adecuado manejo de los datos por áreas, deja cumplir las metas de las áreas pero no integra la mismas, de ahí que afirme que satisface a los gerentes de área pero queda la siguiente pregunta: ¿la empresa como un todo habrá logrado sus objetivos y estrategias organizacionales?, en la práctica y como respuesta creo que en la mayoría de los casos ese logro está muy por debajo de lo planificado. No afirmo que sea malo tener un ERP, pero creo que es mejor tener una herramienta que incluya una metodología de trabajo a que solamente se cuente con una herramienta; basta ver que hasta versiones libres existen, puedo citar el caso de ODOO, que es aplicado por ejemplo en la CSBP, pero que en el fondo esta entidad tiene muchos problemas de ejecución de procesos de atención médicos respecto a los administrativos en sus regionales. Por lo tanto, resuelve parcialmente problemas de comunicación e intercambio de información de dentro de cada área pero los problemas críticos del negocio (que es la atención de salud hacia el asegurado) persisten desde hace varios años.

En este punto es oportuno recomendarles sobre la herramienta en ERP que van a adquirir, debe ser un ERP robusto con garantía internacional como lo es por ejemplo el caso de SAP (en todas sus variantes) que varias empresas en Bolivia lo poseen; les sirve de mucho, pero les comento que algunas empresas (en especial de Santa Cruz) han solicitado mis servicios para integrar procesos que no han sido tomados en cuenta para integrarse a su ERP (tomando en cuenta que un ERP no involucra a todas las actividades de la empresa) de ahí que surge un cuestionamiento interesante, será que un BPMS puede integrarse a un ERP o viceversa?, la respuesta en la práctica es que sí puede integrarse, el BPMS se sirve de la información de un ERP para hacer gestión en la empresa, es decir, interfuncional y en el fondo interdepartamental, lo que le permite cumplir con las estrategias y objetivos estratégicos planteados por la empresa, pero a la inversa es casi imposible.

Por otra parte, también me preguntaron sobre si un ERP puede integrar un BPMS en su plataforma?, la respuesta es NO, tenemos los casos del SAP y otros que tienen una versión BPMS integrada, pero viendo en la práctica es más un modelador BPMN (Business Process Model and Notation por sus siglas en inglés) que un BPMS, hace una referencia al proceso que debe cumplirse a través del modelamiento del proceso en versión BPMN 2.0 pero nada más, por eso no se dejen engañar si llega un proveedor con un ERP criollo hecho por ejemplo en Argentina y les muestra un modelo hecho en BPMN, eso es falaz.

Lo cierto es que la misión de la @ABPMPBolivia es la de difundir las ventajas y beneficios de conocer la BPM, el BPMS y la BPMN, porque todas tienen relación y son parte de una metodología de gestión, que establecen en conjunto la aplicación de la Gestión por Procesos en una organización, de ahí que es altamente recomendable que tanto profesionales como empresarios tomen en cuenta el conocer más a fondo esta metodología y a la vez la adquisición de las herramientas que la misma propone, por ello, esa entidad va a colaborar en la otorgación de información de forma permanente.

Agradecimientos: https://www.grupocibernos.com/blog/business-process-management/erp-bpm-cuales-las-diferencias https://www.eoi.es/blogs/mtelcon/2014/03/19/los-silos-en-las-empresas-u-organizaciones/, https://blog.neomind.com.br/es/que-es-bpms-y-como-puede-agregar-valor-a-su-negocio/, https://www.abpmpbolivia.org/noticias-novedades/sabemos-que-es-la-gestion-de-procesos-pero-que-sera-la-gestion-por-procesos/,